¿Qué es una máquina fiscal y cómo funciona?

¿Sabes qué es una máquina fiscal y cómo funciona? ¡Hablemos de esto!

En Venezuela y en la mayor parte de los países, los negocios registrados legalmente tienen la responsabilidad de rendir cuentas, de alguna manera, al Estado.

La manera más común y la de mayor interés común es a través de la contabilidad. Entonces, la máquina fiscal funciona como un dispositivo capaz de registrar la mayor parte de la actividad comercial de la empresa para tener un soporte legal de cara al Estado.

Teniendo esto en cuenta, creamos un desarrollo administrativo-contable adaptado  

A continuación te contaremos qué es una máquina fiscal, cómo funciona y qué debes tener en cuenta si estás buscando una en Venezuela. 

¿Qué es una máquina fiscal?

Si has ido a comprar cualquier cosa, seguramente habrás visto que la mayoría de los negocios hacen un duplicado de la factura de cada compra. En nuestro país muchas empresas gestionan así su registro de documentos fiscales emitidos por la máquina fiscal.

Luce más o menos así:

Y todo esto funciona para evitar la evasión de impuestos.

La máquina fiscal no cambia ni condiciona el funcionamiento de la empresa. Simplemente garantiza que la actividad financiera se mantenga dentro de lo establecido en la legislación fiscal vigente en el país. 

¿Cómo funciona una máquina fiscal?

Si estás buscando qué es una máquina fiscal porque planeas conseguir una, entonces debes asegurarte de que sea una vigente. En internet verás muchas de ellas, pero si su funcionamiento o su configuración está obsoleta, entonces perderás tu inversión.

El programa de facturación se encarga de enviar información a través de un microcódigo que recibe la impresora. Luego, la impresora interpreta y guarda la información en la placa fiscal para, finalmente, imprimir la factura con toda la información que esté estipulada en el país.

Fuera de la máquina, lo que sucede es que la impresora avisa al sistema que la impresión tuvo éxito. Así, el sistema actualiza su base de datos, inventario y todo lo necesario para que la actividad pueda cerrarse.

Entonces, el sistema depende completamente de la impresora. Hasta que no reciba información, no puede ejecutar ninguna actualización.

¿Qué debe contener una factura emitida por una máquina fiscal en Venezuela?

Esto varía de país a país, a pesar de que las máquinas fiscales son requeridas en casi todos. 

Según las leyes venezolanas, las facturas emitidas por una máquina fiscal por contribuyentes ordinarios del impuesto del valor agregado, deben contener:

• Denominación “factura”.
• Nombre y apellido o razón social. RIF y domicilio fiscal del emisor.
• Número consecutivo y único.
• Hora y fecha de la emisión.
• Descripción, cantidad y monto del bien o servicio. 

Podrá omitirse la cantidad en las prestaciones de servicio que por sus características no pueda expresarse. En los casos en que las características técnicas de la Máquina Fiscal limiten la impresión de la descripción específica del bien o servicio, deben identificarse los mismos genéricamente.  En caso de que se trate de productos o servicios exentos o exonerados o no sujetos del impuesto al valor agregado, debe aparecer junto con de la descripción de los mismos o de su precio, el carácter “E” separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). La descripción del bien o servicio debe estar separada, al menos, por un carácter en blanco de su precio. En caso de que la longitud de la descripción supere una línea el texto puede continuar en las líneas siguientes e imprimir el correspondiente precio en la última línea ocupada.

• En los casos que se carguen o cobren conceptos en adición al precio o remuneración convenidos o se realicen descuentos, bonificaciones, anulaciones y cualquier otro ajuste al precio, deberá indicarse la descripción y valor de los mismos.
• Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado.
• Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable.

En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deben constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.

• Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la palabra “TOTAL” y, al menos, un espacio en blanco.
• Logotipo Fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal, los cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación.

Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a crédito fiscal o al desembolso, cuando, además de cumplir con todos los requisitos establecidos en este artículo, la misma imprima el nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del adquirente o receptor de los bienes o servicios en la propia factura.

Clasificación de las máquinas fiscales

Hasta aquí, sabemos que una máquina fiscal es una herramienta utilizada para la documentación de la actividad fiscal de un negocio. Ahora bien, pueden clasificarse en dos tipos:

Máquinas registradoras fiscales

Una máquina registradora realiza operaciones independientes y no requiere de un software para ejecutarlas. Es la típica máquina que cuenta con un teclado y un compartimiento interno para el dinero. 

Las máquinas registradoras vigentes cuentan con lo necesario para emitir documentos fiscales válidos. También son una opción más económica si tienes un pequeño negocio y necesitas comenzar a tener un registro fiscal.

Sin embargo, también son propensas a presentar un mayor número de errores y pérdidas. Esto puede perjudicarte al momento de realizar tu declaración de impuestos.

Impresoras fiscales

Por otro lado, las impresoras fiscales son las más útiles y necesarias en empresas que manejan grandes inventarios. Puede tratarse de farmacias, distribuidores de alimentos y cualquier empresa que realice grandes ventas.

La impresora fiscal sí requiere de un software de facturación para poder ejecutar cualquier actividad.

Este es el dispositivo más recomendable porque, además, representa un sinnúmero de beneficios para la operatividad de una empresa.

Por ejemplo, si trabajas con un software como Odoo ERP, puedes configurar tu sistema para enlazar tu facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario. Así mantendrás tu inventario actualizado en tiempo real y podrás ver un registro más claro de la actividad de tu empresa.

¿Quiénes deben usar una máquina fiscal?

Según la Providencia Administrativa SNAT 0071, el uso de la máquina fiscal es obligatorio para las personas que cumplan con estas actividades en simultáneo:

• Personas que obtengan ingresos brutos anuales que estén por encima de las 1.500 unidades tributarias.
• Que realicen una cantidad importante de operaciones de ventas (o servicios) con sujetos que no utilicen la factura como prueba de desembolso o del crédito fiscal.
• Personas que desarrollen en conjunto o individualmente alguna de las actividades definidas en el artículo 8 de la Providencia Administrativa 0071.

Entre las actividades mencionadas en el artículo 8 de la Providencia 0071, están:

• Venta de alimentos, cigarrillos, bebidas, etc.
• Venta de productos de limpieza y cuidado del hogar.
• Comercio de partes, accesorios y productos para autos. Con la condición de que esta actividad se realice independientemente de la venta de los autos.
• Venta de materiales de ferretería, construcción, pintura, vidrios y servicios de instalación.
• Servicio de comida y bebida (dentro o fuera del establecimiento). Esto incluye: restaurantes, cafés, cantinas, etc.
• Servicio de alojamiento y hospedaje. 

¿Qué dice la ley venezolana sobre las máquinas fiscales?

Ahora que tienes claro qué es una máquina fiscal, cómo funciona y para qué sirve, revisemos la ley. 

Para que una máquina pueda funcionar adecuadamente y puedas registrar tu información fiscal, debe cumplir con estas especificaciones:

1. Un dispositivo de seguridad.  Antes de comenzar a usarlo, debe ser troquelado con el sello fiscal.
2. Programa de control. Debe venir incorporado desde la fábrica. Este programa no permitirá los valores negativos, ni la disminución o modificación de los acumuladores de totales de ventas. 
3. Memoria fiscal. Debe contar con un elemento de seguridad que impida borrar o alterar los datos almacenados. La inclusión de registros en la unidad de memoria debe ser de manera secuencial, sin posibilidad de eliminación o modificación. También debe ser físicamente independiente de la memoria de trabajo.
4. Memoria de auditoria. Debe contar con un elemento de seguridad que impida borrar o alterar los datos en ella almacenados y mantenga los datos almacenados sin necesidad de alimentación eléctrica.
5. Memoria de trabajo. Es importante que permita expedir el reporte global diario o “Reporte Z” y el “Reporte X”. La memoria de trabajo debe ser físicamente independiente de la memoria fiscal.
6. Etiqueta fiscal adherida en un lugar visible.
7. Panel de control que facilite la obtención del reporte de memoria fiscal.
8. Unidad impresora de facturas y otros documentos. Las copias o datos de los mismos deben registrarse en la memoria de auditoría.
9. Dispositivo de entrada de datos para introducir las operaciones de ventas o prestaciones de servicios, excepto cuando se trate de impresoras fiscales.
10. Dispositivo de captura y transmisión de datos. Debe cumplir las especificaciones que al efecto establezca el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), en su portal fiscal.
11. Contadores independientes por cada tipo de documento que la máquina fiscal sea capaz de emitir.
12. Puerto de comunicación que cumpla las especificaciones que al efecto establezca el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), en su portal fiscal.

¿Qué es el reporte Z?

El reporte Z es el reporte global diario que emite una máquina fiscal y forma parte de tu registro contable. En él quedan asentadas todas las operaciones realizadas durante el día que están registradas en la memoria de trabajo. 

Este es el reporte que se emite como “cierre” del día.

¿Qué es el reporte X?

Por otro lado, el reporte X es un comprobante no fiscal que muestra las operaciones realizadas en un período específico de tiempo (distinto a 1 día). Con un reporte X puedes revisar las transacciones realizadas que han quedado registradas en la memoria de trabajo.

Representa un corte en las operaciones diarias, sin embargo no es un reporte de cierre.

¿Qué se entiende por “máquina fiscal”?

A pesar de que centramos nuestra información en la impresora fiscal y la registradora fiscal, la verdad es que una máquina fiscal también puede ser un punto de vista fiscal. Esto, siempre y cuando esté autorizado por el SENIAT.

¿Y cómo sabemos todo esto? ¡Porque desarrollamos soluciones adaptadas al contexto del país! Conocemos a fondo el funcionamiento de este tipo de operaciones gracias a nuestro trabajo con Odoo. 

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